Certains documents, en entreprise, sont dits sensibles. Il faut faire preuve de discernement à ce sujet, pour les traiter comme il se doit au moment de l’archivage, mais aussi savoir se faire aider quand on se sent dépassé.
Archivage de documents sensibles : comment faire ?
Il convient déjà d’évaluer le type de risque inhérent à chaque type de documents. En effet, qu’il s’agisse de documents confidentiels, comptables ou patrimoniaux, les risques potentiels ne sont pas les mêmes.
On peut parler de la divulgation d’information ; ce qui porterait atteinte par exemple à la vie privée, de la diffusion de certaines données qui aurait alors des conséquences sur la santé financière de la structure ou encore du fait que, en fonction du support, notamment, certains documents soient plus périssables que d’autres (vieux papier, papier calque..) et puissent disparaitre de manière irréversible, alors qu’ils ont encore une valeur probatoire.
La solution est bien entendu d’archiver ces documents de manière numérique pour être certain de retrouver toutes les informations dont on a besoin plus facilement et rapidement qu’en cherchant parmi des milliers de documents papiers et de pouvoir les produire quand la demande est faite par un homme de loi ou un client mécontent.
Parce que cela demande un temps considérable et surtout des connaissances particulières en archivage, un chef d’entreprise peut être pris d’un doute : conserve-t-il les bons documents, le fait-il de manière appropriée ou pire : comment faire quand on n’a pas de temps pour commencer ?
Les moyens pour passer à la transition numérique quand on est pro :
Il est toujours possible d’embaucher une personne pour archiver tous les documents sensibles de l’entreprise, ce qui suppose de ne pas se tromper sur les compétences et l’expérience de la personne, mais aussi de lui faire une confiance absolue. Autre point négatif : le coût de l’embauche qui suppose en plus du salaire de devoir payer des charges.
Autre possibilité, à laquelle ont recours de nombreux chefs d’entreprises, désormais, confrontés au même problème : externaliser ce travail à des sociétés spécialisées.
Faire le tri entre tous les documents sensibles, les numériser en respectant le protocole à ce sujet, trouver une politique de classement, un espace de stockage sont autant de promesses qu’elles peuvent tenir.
Il ne faut pas oublier la destruction des documents qui n’ont plus de valeur probatoire, mais qui pourtant, s’ils étaient reconstitués, feraient le bonheur de certaines personnes malintentionnées. Ce type de prestation peut également leur être demandé.
Enfin, parce que les archives papiers prennent de la place et que le prix des mètres carrés est important, ces mêmes sociétés peuvent proposer des prestations de stockage dans des conditions optimales, pour conserver durablement les documents contre les prédateurs du papier à savoir la poussière, l’eau, le feu, les insectes et les rongeurs.
Une demande d’information permet d’en savoir plus sur les services proposés et de composer parfois des packs personnalisés, en fonction des besoins. Une formation au numérique et à ses enjeux peut être également demandée pour les salariés.
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